Acara Gathering Kantor: 8 Tips Mendapatkan Hotel Murah
Tanpa Mengurangi Kualitas Acara
Merencanakan acara gathering kantor membutuhkan
persiapan yang matang, terutama dalam memilih hotel sebagai lokasi kegiatan.
Selain mempertimbangkan kenyamanan peserta, perusahaan juga harus memastikan
anggaran tetap efisien tanpa mengurangi kualitas acara.
Ada banyak faktor yang perlu diperhatikan, mulai dari lokasi
hotel, akses transportasi, kapasitas kamar, fasilitas meeting, area outbound,
hingga harga per malam. Untungnya, ada beberapa strategi yang bisa dilakukan
agar perusahaan tetap mendapatkan hotel terbaik dengan harga yang lebih hemat.
Sejak tahun 2017, Wisata Happy telah membantu
berbagai perusahaan dalam penyelenggaraan tour perusahaan, outing, team
building, hingga acara gathering kantor lengkap dengan kebutuhan transportasi,
akomodasi, dan pelaksanaan acara.
Mengapa Pemilihan Hotel Sangat Penting untuk Acara
Gathering Kantor?
Hotel bukan hanya menjadi tempat menginap, tetapi juga
menjadi pusat kegiatan selama gathering berlangsung. Hotel yang tepat akan
memberikan berbagai keuntungan, seperti:
- Lokasi
yang mudah dijangkau peserta.
- Ruang
meeting yang memadai.
- Area
outdoor untuk team building.
- Fasilitas
makan dan hiburan.
- Pelayanan
profesional.
- Harga
yang sesuai dengan anggaran perusahaan.
Karena itu, memilih hotel tidak boleh hanya berdasarkan
harga murah, tetapi juga harus mempertimbangkan nilai yang diperoleh.
1. Cari Kode Promo Hotel
Salah satu cara paling mudah menghemat biaya adalah dengan
memanfaatkan berbagai promo hotel.
Platform pemesanan hotel biasanya rutin memberikan:
- Diskon
pengguna baru.
- Promo
pengguna lama.
- Flash
sale.
- Cashback.
- Voucher
potongan harga.
Biasanya promo tersebut lebih sering tersedia melalui
aplikasi pemesanan dibandingkan langsung dari pihak hotel.
Semakin rajin mencari promo, semakin besar peluang
mendapatkan harga kamar yang jauh lebih murah.
2. Gunakan Mesin Pencari untuk Membandingkan Harga
Jangan langsung memesan hotel pertama yang ditemukan.
Gunakan mesin pencari untuk membandingkan berbagai pilihan
hotel dengan mengetik kata kunci seperti:
- hotel
gathering murah
- hotel
gathering kantor
- hotel
outbound perusahaan
- hotel
meeting dan gathering
Dari hasil pencarian, biasanya akan muncul berbagai
rekomendasi hotel lengkap dengan ulasan, promo, hingga artikel dari travel
blogger yang sering membagikan kode diskon tambahan.
Saat ini, Anda juga bisa memanfaatkan AI generatif untuk
memperoleh ringkasan rekomendasi hotel beserta kisaran harga sehingga proses
riset menjadi lebih cepat.
3. Pilih Jadwal Menginap di Pertengahan Minggu
Harga hotel pada hari kerja umumnya lebih rendah
dibandingkan akhir pekan.
Mengadakan acara gathering kantor pada hari Senin
hingga Kamis memberikan beberapa keuntungan, antara lain:
- Tarif
kamar lebih murah.
- Hotel
tidak terlalu ramai.
- Fasilitas
lebih leluasa digunakan.
- Pelayanan
biasanya lebih maksimal.
Cara sederhana ini dapat menghemat anggaran perusahaan dalam
jumlah yang cukup signifikan.
4. Manfaatkan Program Membership
Banyak jaringan hotel maupun aplikasi booking menyediakan
program membership.
Keuntungan menjadi member biasanya meliputi:
- Potongan
harga khusus.
- Poin
reward.
- Upgrade
kamar.
- Early
check-in.
- Late
check-out.
- Promo
eksklusif.
Jika perusahaan sering mengadakan perjalanan dinas atau
gathering, membership dapat menjadi investasi yang sangat menguntungkan.
5. Pesan Melalui Aplikasi Hotel
Mengunduh aplikasi resmi hotel atau aplikasi pemesanan
sering kali memberikan harga yang lebih rendah dibandingkan pemesanan melalui
website biasa.
Selain diskon, pengguna aplikasi biasanya memperoleh:
- Voucher
tambahan.
- Cashback.
- Promo
musiman.
- Poin
loyalitas.
Dana yang berhasil dihemat dapat dialokasikan untuk
kebutuhan lain seperti transportasi, konsumsi, hadiah permainan, atau hiburan
selama gathering.
6. Gunakan Promo Kartu Kredit Perusahaan
Banyak bank bekerja sama dengan jaringan hotel untuk
memberikan berbagai promo khusus kepada pemegang kartu kredit.
Potongan harga dapat mencapai sekitar 15% hingga 20%,
tergantung jenis kartu dan periode promo.
Selain diskon kamar, beberapa hotel juga memberikan
penawaran menarik untuk:
- Paket
makan.
- Sewa
ruang meeting.
- Ballroom.
- Fasilitas
spa.
- Paket
gathering.
Pastikan promo masih berlaku sebelum melakukan pembayaran.
7. Gunakan Kode Afiliasi dari Travel Blogger atau Creator
Banyak travel blogger maupun content creator membagikan kode
afiliasi yang dapat memberikan potongan harga hingga sekitar 10%.
Kode tersebut biasanya dibagikan melalui:
- Website.
- Blog
perjalanan.
- Instagram.
- YouTube.
- TikTok.
Namun perlu diingat bahwa setiap kode biasanya hanya berlaku
pada hotel tertentu atau platform pemesanan tertentu.
8. Bekerja Sama dengan EO Gathering Profesional
Cara paling praktis sekaligus efisien adalah menggunakan
jasa Event Organizer (EO) gathering.
EO biasanya telah memiliki kerja sama langsung dengan
berbagai hotel sehingga memperoleh harga khusus yang tidak tersedia untuk umum.
Selain mendapatkan tarif hotel yang lebih kompetitif,
perusahaan juga akan memperoleh berbagai keuntungan seperti:
- Pengurusan
reservasi hotel.
- Transportasi
peserta.
- Rundown
acara.
- Team
building.
- Outbound.
- Dokumentasi.
- Konsumsi.
- Hiburan.
- Koordinasi
selama acara berlangsung.
Dengan demikian, tim internal perusahaan dapat lebih fokus
menikmati kegiatan tanpa harus direpotkan oleh urusan teknis.
Wisata Happy Siap Membantu Acara Gathering Kantor Anda
Sebagai penyedia layanan tour dan gathering sejak tahun
2017, Wisata Happy siap membantu perusahaan dalam merencanakan hingga
menjalankan acara gathering secara profesional.
Mulai dari pemilihan hotel, penyediaan transportasi,
penyusunan konsep acara, hingga pelaksanaan di lapangan dapat ditangani oleh
tim yang berpengalaman sehingga kegiatan berjalan lebih efektif, nyaman, dan
sesuai anggaran.
Kesimpulan
Mendapatkan hotel murah untuk acara gathering kantor sebenarnya
bukan hal yang sulit apabila dilakukan dengan strategi yang tepat. Mulai dari
memanfaatkan promo, memilih waktu menginap yang tepat, menggunakan membership,
hingga bekerja sama dengan Event Organizer dapat membantu perusahaan menghemat
biaya tanpa mengurangi kualitas acara.
Apabila Anda ingin proses persiapan menjadi lebih mudah,
menggunakan jasa EO seperti Wisata Happy dapat menjadi solusi terbaik.
Selain memperoleh harga hotel yang lebih kompetitif, seluruh kebutuhan
logistik, transportasi, dan pelaksanaan gathering juga dapat ditangani secara
profesional sehingga perusahaan dapat fokus membangun kebersamaan dan meningkatkan
kekompakan tim.